İyi bir özgeçmiş sizin kim olduğunuz, şimdiye kadar neler yaptığınız, ilgili ne tür tecrübeler edindiğiniz, ne bildiğiniz, ne yapmak istediğiniz ve bir işverene neler verebileceğiniz hakkında bilgi veren bir özettir. Tipik bir özgeçmiş, aşağıda yer alan konularla ilgili spesifik bilgileri içermelidir:
    • Kimlik bilgisi
    • Amaç
    • Eğitim geçmişi
    • İş tecrübesi
    • İşle ilgili beceriler
    • Boş zaman uğraşları, ilgiler, gönüllü faaliyetler
    • Referans olacak kişilere yönelik bilgi

Kimlik Bilgisi

Özgeçmiş kimlik bilgisiyle başlamalıdır. Bu bilgi, tam isminizi, şu an geçerli olan adresinizi ve telefon numaranızı, farklıysa sürekli olan adresinizi ve telefon numaranızı, varsa ve kullanıyorsanız e-posta adresinizi içermelidir. Posta adresinizin tam ve posta kodunu içeren bir şekilde yazılması, telefon numaranızın da alan koduyla birlikte verilmesi gerekmektedir.

Amaç

“Başvuru Amacı” ya da “Kariyer Amacı” gibi bir başlık tercihe bağlı olarak özgeçmişte yer alabilir. Eğer yer almasına karar verildiyse kimlik bilgisinden sonra yeralan bu başlık altında, varsa unvanınız (petrol mühendisi, sosyal hizmetler uzmanı, vb.) ve başvurduğunuz/aradığınız işin veya pozisyonun özeliklerini belirten bir cümle yazılmalıdır, (ör. “Araştırma ve tasarım ağırlıklı bir elektrik mühendisliği pozisyonunda çalışmak” ya da “Sosyal hizmetler eğitimi bilgi ve becerilerimi yaşlılarla çalışacağım bir ortamda uygulama fırsatı”, vb.). Bu bölümde kısaca, kariyer hedeflerinizi, aradığınız işin niteliklerini, eğitim geçmişinizi, ilgi alanlarınızı beceri ve yeteneklerinizi gözönünde bulundurarak başvuru amacınızı en kısa şekilde ifade edebilirsiniz.

Eğitim Geçmişi

En son elde edilen ya da edilmesi beklenen dereceden geriye doğru (ters kronolojik sırayla) elde edilen derecelerin belirtilmesi gerekmektedir. Derecenin kendisi (BS, BA, MS, MA, Ph.D.,vb.) hangi alanda olduğu alındığı/alınacağı tarih, ve hangi okuldan olduğu bilgileri yer almalıdır. Tercihe bağlı olarak, varsa çift anadal ya da yandal eğitimlerinin alındığı alanlar ve akademik ortalamalar da belirtilebilir.
Yeni mezunlar yine tercihe bağlı olarak mezun oldukları liseyi de belirtebilirler, ancak lise altı eğitime yönelik bilgiler talep edilmediği sürece gerekli değildir.

İş Tecrübesi

Yine en son yapılan tam zamanlı, yarı zamanlı, gönüllü ya da staj şeklindeki işten başlayarak, çalışılan işler ters kronolojik sırayla verilmelidir. Tercihe bağlı olarak staj ve gönüllü işler ayrı bir başlık altında da verilebilir. Burada, çalışılan pozisyonun adı (öğrenci asistanı, sekreter, stajyer, vb.), çalışılan tarihler, çalışılan kurumun adı ve o işte üstlenilen temel görev ve sorumluluklar belirtilmelidir. Görev ve sorumluluklar öznesiz cümlelerle (”Müşteri veritabanın güncelleştirilmesi”; “Üyelik başvuruların alınması, kaydedilmesi ve sürece sokulması”; “Faks, fotokopi makinalarının kullanılması”, vb.) ifade edilmelidir.

İşle İlgili Beceriler

Sahip olduğunuz ve iş hayatında önemli olabileceğini düşündüğünüz, teknik ve teknik olmayan becerileriniz bu başlık altında belirtilmelidir. Teknik beceriler, bilinen bilgisayar dillerini, kullanılan bilgisayar programlarını ve başvurulan işin gerektirdiği diğer bazı özel araç/gerecin kullanımını içerebilir. Anadil dışında bilinen diller bu bölümde yer alacağı gibi, birden fazla ikinci dil biliniyorsa bunlar ayrı bir başlık altında da verilebilir. Teknik olmayan beceriler yine işle ilgili olan ya da başvurulan işte kişiye bir avantaj sağlayacak bilgi ve becerileri (takım çalışmasına yatkınlık, liderlik, yazılı iletişim becerileri, vb.) içerir. Başvurulan işler için önemli olduğu düşünülen bazı özelliklere yönelik geçmiş davranış/yaşantı örnekleri yararlı olabilir
(ör.Liderlik Yeteneği:
ODTÜ İşletme Topluluğu Başkanı, 1997-1999
İzci Liderliği, 1995-1999
ODTÜ toplulukları arasında işbirliğinin artırılması için düzenlenen “Topluluklararası iletişim” faaliyetlerinin koordinatörü, 1998)

Boş Zaman Uğraşları, İlgiler, Gönüllü Faaliyetler

Birçok işveren aldığı elemanları sadece iş yapacak kişiler olarak değil, kurumun bir parçası olacak, onu temsil edecek kişiler olarak görür. Bu nedenle de, başvuru yapan kişilerin eğitim ve geçmiş iş tecrübeleri dışındaki ilgileri, uğraşları, ve faaliyetleri onları yakından ilgilendirir. Bu bölümde, üye olunan topluluklar, dernekler, diğer sivil toplum örgütleri yer alabileceği gibi, ilgi alanları, sportif ve kültürel faaliyetler hakkında da bilgi verilebilir.

Referanslar

Referans olacak kişilerin verilmesiyle ilgili değişik yollar izlenebilir. Birinci alternatif, bu başlık altında sadece “istek üzerine sağlanabilir” cümlesinin yazılmasıdır. İkinci olarak, yine aynı şekilde “istek üzerine sağlanabilir” cümlesini yazıp, referans verecek kişilerin isimleri, (varsa) unvanları, iş adresleri, iş telefonları, (varsa) e-posta adresleri verilebilir (referans verecek kişilerden mutlaka önceden bu konuda izin alınması gerekmektedir.) Diğer bir alternatif de referans mektuplarının özgeçmişle birlikte sunulmasıdır.

Yukarıda bahsedilen başlıkların dışında, isteğe bağlı olarak kazanılan bursların, ayrıcalıkların ve ödüllerin yer aldığı bir bölüm de yer alabilir.

Özgeçmişte yer atması beklenen bazı başlıklara (eğitim geçmişi ve iş tecrübesi) yönelik bilgiler doğrudan elde edilebilirken bazı başlıklarla (işle ilgili beceriler, uğraşlar ve ilgiler gibi) ilgili bilgileri oluşturmak daha zor olabilir.

Özgeçmiş Formatının Belirlenmesi

Özgeçmiş hazırlamada tercihe bağlı olarak çok farklı formatlar kullanılabilir. Birçok yazılım programı da özgeçmiş hazırlama konusunda hazır şablonlar sunmaktadır. Aslında, tek bir formatın en doğru format olduğunu söylemek mümkün değildir. Önemli olan, iş arama sürecinde kişinin şansını son derece etkileyebilecek bir araç olan özgeçmişin çekici, ilginç ve kolay okunur bir format seçilerek hazırlanmasıdır. Kısaca, kişiyi diğer başvuranlardan ayıran, özelliklerinin altını çizen ve göze hitap eden bir format tercih edilmelidir. Bazı kişiler son derece çarpıcı, renkli ve dikkat çekici bir özgeçmişin adayın şansını çok arttırabileceği inancındadır. Bu tür formatların kullanılması grafik tasarımı ya da reklamcılık gibi yaratıcılık gerektiren bazı işlerin başvurusunda önemli bir rol oynayabilir. Ancak unutulmaması gereken bir nokta birçok iş için en önemli olan şeyin özgeçmişin albenisinden çok içeriği olduğudur. Özgeçmişin kolay ve çabuk okunabilir olması çok daha önemlidir.
Özgeçmiş Hazırlarken Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler

1. En büyük satış aracınızın özgeçmişiniz olduğunu unutmayınız iyi bir özgeçmiş, kişinin en iyi özelliklerini vurgulayan aynı zamanda da görsel olarak ilgi çekici olan bir özgeçmiştir.

Özgeçmişin el yazısı ya da daktilo yerine, bilgisayarda bir kelime işlemci program kullanılarak yazılması gerekmektedir. Bu dokümanın kişiyi temsil edeceği ve oluşturacağı ilk izlenime
çok önemli bir katkısı olacağı unutulmamalıdır. Özgeçmişin yazım ve imla hatalarından tamamıyla arındırılmış olması gerekmektedir.

2. Yeni mezun olan kişiler için genellikle bir sayfaya sığdırılmış bir özgeçmiş tercih edilmelidir.

3. Yüzlerce kişinin aynı işe başvurduğu ve ortalama olarak her bir özgeçmişe bir dakikadan fazla bir zamanın ayrılmayacağı bir durumda iş için dikkate alınma şansınızı arttırabilmek için göze hitap eden, kolay okunabilir bir formatı seçmek gerekmektedir.

Başlıklar arası verilecek boşluklar, başlıkların koyulaştırılması altının çizilmesi, BÜYÜK HARFLERLE YAZILMASI ve uygun bir şekilde hizalanması özgeçmişin çekiciliğini arttıran faktörler arasında sayılabilir.

4. Özgeçmişlerde “Ben…Ben…” denilmemelidir. kısa ve öz olunmalı; öznesiz tanımlamalar yapılmalıdır. (ör.”Veri tabanını güncelleştirdim” yerine “Veri tabanının güncelleştirilmesi”, vb.)

Uzun ve gereksiz cümlelerden kaçınılmalıdır.

5. Özgeçmişin birinci kalite beyaz ya da beyazımsı (kirli beyaz, açık gri, açık krem) tonlarda bir kağıda, lazer ya da inkjet yazıcı ile basılmış olması gerekmektedir.

6. Özgeçmişin periyodik olarak güncelleştirilmesi (adres değişiklikleri, eklenen yeni tecrübeler, vb.), gerekmektedir.
Niyet Mektubu

İş başvuruları sırasında özgeçmiş formuyla birlikte verilebilecek bir diğer materyal de niyet mektubudur. Niyet mektubunu özgeçmişteki “Başvuru Amacı” başlığının açılımı olarak düşünmek mümkündür, iyi bir niyet mektubunda, başvuran kişinin amacı çok açık bir şekilde ifade edilmelidir.

Kişi söz konusu kuruma ve işe niçin başvurduğunu ve kendisinin bu iş için neden uygun olduğunu somut örneklerle anlatmalıdır. Bu aktarımda, özgeçmişte özet olarak geçilen, işle doğrudan ya da dolaylı olarak ilgili bilgilerin, becerilerin, geçmiş tecrübelerin ve ilgilerin ayrıntılı bir şekilde aktarılması gerekmektedir.

Kaynak:

Y.Doç. Dr. H.Canan Sümer, Kürşad Demirutku, ODTÜ KPM İş Görüşmelerine Hazırlık Eğitimi, Şirketler Kataloğu 2001, ODTÜ İşletme Topluluğu, Ankara